fbpx
Darmawan Aji Productivity Coach & NLP Enthusiast. Penulis 4 buku laris: Hypnowriting, Hypnoselling, Life by Design, Productivity Hack. Gandrung membaca, menulis dan berlatih silat tradisional. Tinggal di kaki Gunung Manglayang kota Bandung.

Menciptakan Ritme Produktivitas di Dunia Nyata

3 min read

Kunci dari produktivitas sebenarnya sederhana: kebiasaan yang produktif. Menurut saya, ada tiga kebiasaan produktif yang paling mendasar:

  1. Planning (merencanakan)
  2. Executing (melaksanakan)
  3. Reviewing (meninjau ulang)

Tiga kebiasaan ini akan menciptakan ritme dalam mendapatkan hasil-hasil yang kita inginkan. Ritme dalam produktivitas penting karena ia akan membantu kita memprediksi hasil-hasil yang akan kita dapatkan.

J. D. Meier penulis buku Getting Result mengatakan:

“Bagaimana Anda mencapai hasil Anda lebih penting daripada hasilnya sendiri dalam jangka panjang. Pendekatan Anda adalah fondasi Anda. Ini adalah penopang ketika Anda tidak tahu jalan ke depan. Pendekatan Anda harus berkelanjutan. Anda juga harus dapat meningkatkan pendekatan Anda dari waktu ke waktu.”

Pendekatan yang dimaksud Meier adalah proses yang kita lakukan. Menurut Meier, memiliki proses yang baik jauh lebih baik daripada sekadar mendapatkan hasil yang baik. Berapa sering kita mendapatkan hasil yang baik namun tidak dapat mengulanginya di lain waktu? Ini terjadi karena kita tidak memiliki proses yang baik. Kita tidak menyadari bagaimana hasil baik tersebut tercipta. Proses yang baik seringkali lebih baik dibandingkan sekadar hasil yang baik. Di sinilah pentingnya menciptakan ritme dalam bekerja, dalam menciptakan hasil.

Maka, menginstall tiga kebiasaan dalam kehidupan sehari-hari kita menjadi penting. Namun, menginstall ketiganya tidaklah mudah. Apalagi secara ideal, kita juga perlu melakukan perencanaan dengan kerangka waktu yang beragam:

  • Perencanaan Jangka Panjang: lifetime; 5 atau 10 tahun.
  • Perencanaan Jangka Menengah: 3 bulan atau 12 bulan.
  • Perencanaan Jangka Pendek: bulanan, pekanan, dan harian.

Belum lagi tinjauan ulang pun beragam kerangka waktunya:

  • Tinjauan ulang harian
  • Tinjauan ulang pekanan
  • Tinjauan ulang bulanan
  • Tinjauan ulang tiga bulanan
  • Tinjauan ulang tahunan

Bagi sebagian orang yang belum terbiasa, ini akan menjadi sangat kompleks.

Apalagi kalau kita menerapkan perencanaan hidup yang komprehensif seperti yang saya ajarkan di buku Life by Design. Rasa-rasanya terlalu jauh. Beberapa pembaca buku Life by Design mengatakan, apa yang disampaikan di buku tersebut sangat ideal. Hampir semua orang menginginkannya. Tapi, sepertinya tidak mungkin untuk diterapkan di dunia nyata seutuhnya. Untuk itulah artikel ini ditulis.

Kita perlu menyadari bahwa dalam kehidupan selalu ada kesenjangan antara pengetahuan dengan praktik, antara state of the art dengan state of the practice. Pengetahuan (baca: teori) itu indah dan ideal, praktik itu membosankan dan melelahkan. Namun, untuk mendapatkan hasil yang mendekati ideal mau tidak mau kita perlu mendekatkan antara pengetahuan yang kita miliki dengan praktik yang kita lakukan. Untuk mendekatkannya, kita perlu disiplin dalam menerapkan teori atau pengetahuan yang kita pelajari.

Secara umum, untuk mendekatkan pengetahuan dengan praktik, perhatikan kaidah berikut:

  1. Jangan terobsesi untuk langsung menerapkan semuanya. Kita akan kewalahan. Otak kita akan nge-hang dan akhirnya kita frustasi dengan apa yang kita coba lakukan.
  2. Semua kebiasaan memerlukan latihan dan waktu untuk membentuknya. Termasuk di dalamnya: merencanakan hidup, mengatur waktu, menciptakan kebiasaan produktif. Diperlukan kesabaran untuk menguasai semuanya.
  3. Mulailah dengan hal yang sederhana terlebih dulu. Pecah sebuah kebiasaan besar menjadi kebiasaan-kebiasaan yang lebih kecil. Pecah sebuah keahlian yang kompleks menjadi sub-sub keahlian yang lebih sederhana.
  4. Stress, frustasi dan kegagalan itu wajar bahkan diperlukan. Sama seperti proses penguatan otot, untuk semakin kuat otot harus mengalami robek di level mikro terlebih dulu. Rasanya tidak nyaman, namun itu diperlukan. Dalam usaha menerapkan ilmu pengetahuan pun sama, kita akan mengalami ketidaknyamanan dan kemunduran. Jangan putus asa, cukup jeda sejenak untuk memulihkan diri. Lalu mulai lagi dengan semangat yang baru.

Untuk memudahkan teman-teman dalam menerapkan tiga kebiasaan produktif planning – executing – reviewing yang saya bahas di atas, saya membuat lima level latihan yang dapat teman-teman lakukan. Luangkan waktu untuk melatih setiap level latihan berikut. Jika setiap level dikuasai dalam satu bulan, hanya dibutuhkan lima bulan untuk menguasai semua kebiasaan tersebut.

Sebelum mulai, belilah buku agenda khusus atau buat dokumen khusus di Word atau Google Doc untuk melakukan latihan-latihan ini.

Level Pertama

Setiap pagi, identifikasi tiga hasil akhir terpenting yang ingin Anda capai. Tuliskan di buku agenda atau dokumen Anda. Tanyakan pada diri sendiri: Apa tiga hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini? Jika ini masih terasa berat, kurangi menjadi: Apa satu hal terpenting yang dapat saya lakukan hari ini?

Jika teman-teman sudah konsisten dengan level pertama ini, lanjutkan ke level kedua berikut ini.

Level Kedua

Setiap sore atau malam, lakukan tinjauan ulang terhadap apa yang sudah Anda lakukan hari ini. Tanyakan ke diri sendiri dua pertanyaan berikut:

Apa hal yang berjalan baik hari ini?

Apa hal terbaik berikutnya yang dapat saya lakukan besok?

Pernah seorang peserta kelas online Productivity 101 bertanya kepada saya: “Coach, kalau dari tiga target harian yang berhasil dilakukan hanya dua saja, bagaimana kita memperlakukan satu target ini? Apakah kita simpan sebagai utang untuk besok atau bagaiamana?”

Saya ini termasuk penganut mazhab “Move Forward” alih-alih “Backlog.” Mazhab “Backlog” biasanya menjadikan tugas (baca: target) yang tidak tercapai hari ini sebagai utang esok hari. Sayangnya, jika selama 5 hari di masing-masing hari ada utang 1 tugas, maka di akhir pekan akan ada tumpukan 5 tugas. Ini akan menciptakan burnout. Saya lebih memilih mazhab “Move Forward”. Jadi alih-alih menjadikan utang, saya akan bertanya “Apa hal terbaik yang dapat saya lakukan besok?” Karena bisa jadi utang tugas hanya akan bernilai bila dikerjakan hari ini, tetapi saat dikerjakan besok nilainya jadi berkurang. Lebih baik bergeak maju ke depan dan tentukan tugas baru yang lebih bernilai (meskipun bisa jadi, jawaban dari pertanyaan tersebut sama dengan tugas sebelumnya).

Level Ketiga

Lakukan perencanaan pekanan. Setiap awal pekan (Senin pagi), tetapkan tiga hasil akhir yang ingin Anda capai pekan ini. Ajukan pertanyaan: Apa tiga hal terpenting yang dapat saya lakukan pekan ini? Pertanyaan ini akan memberikan perspektif terhadap satu pekan ke depan.

Level Keempat

Lakukan tinjauan pekanan. Setiap akhir pekan (Jum’at sore), ajukan pertanyaan berikut:

Apa yang berjalan dengan baik?

Apa yang dapat saya tingkatkan?

Apa yang saya pelajari?

Level Kelima

Lakukan perencanaan besar. Tuliskan hal-hal berikut di buku khusus atau dokumen Anda:

  • Tuliskan tiga hasil akhir yang ingin Anda wujudkan sepanjang kehidupan Anda.
  • Tuliskan tiga hasil akhir yang ingin Anda wujudkan setahun ke depan.
  • Tuliskan tiga hasil akhir untuk tiga bulan ke depan.
  • Tuliskan tiga hasil akhir untuk bulan ini.

Mudah-mudahan latihan yang di-breakdown semacam ini memudahkan teman-teman dalam menerapkan pengetahuan yang teman-teman pelajari dari buku Life by Design. Juga membantu teman-teman untuk membentuk tiga kebiasaan produktif yang saya sebutkan di awal.

Darmawan Aji Productivity Coach & NLP Enthusiast. Penulis 4 buku laris: Hypnowriting, Hypnoselling, Life by Design, Productivity Hack. Gandrung membaca, menulis dan berlatih silat tradisional. Tinggal di kaki Gunung Manglayang kota Bandung.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *