fbpx

6 Sistem Produktivitas

3 min read

setiap orang punya sistem produktivitgas yang berbeda-beda

Buku A menyebutkan, jika ingin produktif, kita bisa menggunakan metode blocking time. Tapi mengapa influencer yang terkenal dengan produktivitasnya memilih menggunakan GTD? Mana sih, yang bener?

Setiap orang tentu ingin bisa bekerja dan menjalani hidup dengan produktif. Sama-sama punya waktu 24 jam, tapi siapa yang tidak ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dibanding toko sebelah?

Sayangnya, menjadi produktif tidak terjadi begitu saja pada setiap orang yang menginginkannya. Masih ditambah pikiran manusia yang sangat mudah terdistraksi; baik oleh gangguan dari luar, atau malah ide yang terus mengalir tak pernah henti.

Karena itulah, setiap kita perlu punya struktur dan sistem yang membantu kita bekerja dengan smart, bukan bekerja lebih keras.

Sistem produktivitas dan mengapa kita membutuhkannya

Oya, sebelum kita “jelajahi” apa saja sistem produktivitas yang sering digaungkan oleh para productivity enthusiast di luar sana, kita samakan terlebih dahulu ya, pengertian dari sistem produktivitas ini.

Sistem produktivitas adalah cara yang kita gunakan untuk menyelesaikan kegiatan kita sehari-hari dengan efisien.

Sistem ini dipengaruhi oleh gaya hidup, kepribadian, aktivitas, motivasi, termasuk kebiasaan kita sehari-hari. Karena itulah, sistem produktivitas A, mungkin cocok untuk teman-teman, tapi belum tentu cocok untuk si Fulan, misalnya.

Punya sistem produktivitas yang “gue banget” sangatlah penting, karena sistem membantu kita tetap fokus.

Data dari Universitas California menyebutkan jika sekali saja perhatian kita terpecah, maka butuh waktu kurang lebih 23 menit untuk kembali lagi fokus ke satu tugas. Nah, rugi kan kalau pikiran kita sering “jalan-jalan” saat menyelesaikan pekerjaan?

Tugas kita sekarang mencari sistem produktivitas mana yang tepat untuk kita adopsi.

6 Sistem produktivitas yang perlu diketahui

Diluar sana, ada 6 sistem yang biasa dipakai oleh para Productivity enthusiast. Semua sistem tersebut tentu saja baik, dan bisa kita gunakan. Syaratnya, sistem tersebut memang pas dengan keseharian kita.

Cara menyelesaikan pekerjaan setiap orang berbeda-beda. Tergantung dari jenis pekerjaan juga kebiasaanya.
Sistem produktivitas yang tepat membantu kita menyelesaikan
lebih banyak pekerjaan, dengan sistem kita, ala kita

#1. Getting Things Done (GTD)

Sistem produktivitas yang sangat populer ini, pertama kali dikenalkan oleh David Allen, penulis buku “Getting Things Done“.

Sistem produktivitas ini menekankan pentingnya membuat prioritas untuk setiap kategori pekerjaan.

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan brain dump (mengeluarkan apapun yang ada di kepala), kemudian mengurutkannya berdasarkan 6 kategori fokus:

  • To-do saat ini
  • Project saat ini
  • Tanggung jawab
  • Goals 1-2 tahun
  • Goals 3-5 tahun
  • Goals hidup keseluruhan

Dari pengelompokkan tersebut barulah kita melakukan prioritas pekerjaan. Dengan cara ini, to-do list yang menggunung akan terlihat lebih mudah diselesaikan.

Tahu apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu, dan punya cara untuk menyelesaikannya, akan membantu kita menjadi lebih produktif dan tidak terlalu terbeban dengan tugas yang ada di kepala.

#2. Daily Trifecta

Cara ini merupakan sistem produktivitas yang menitik beratkan pada tiga hal utama (esensial) yang ingin diselesaikan setiap hari.

Meskipun”tiga” merupakan jumlah yang sedikit, namun karena merupakan hal yang utama, maka kita tetap akan merasa puas bila mampu menyelesaikan to-do tersebut.

Dengan hanya menentukan “tiga hal” kita akan merasa lebih percaya diri untuk menyelesaikan tugas tersebut, dan terhindar dari godaan menunda atau procrastinating karena merasa terbeban dengan tugas yang banyak.

#3. Pomodoro teknik dan time blocking

Kedua sistem produktivitas ini mendorong kita menyelesaikan pekerjaan dengan rentang interval yang pendek.

Dengan teknik Pomodoro, kita hanya perlu fokus selama 25-40 menit saja, kemudian beristirahat selama 5-10 menit, sebelum berganti tugas, atau meneruskan pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Teknik populer lainnya adalah time blocking. Idenya sama, hanya saja, tugas dipisahkan menjadi beberapa blok waktu (biasanya masing-masing 30-90 menit).

Format ini memungkinkan pekerjaan terfokus pada satu item daftar tugas.

Sistem ini akan sangat membantu teman-teman yang setiap hari memiliki tenggat waktu.

Sistem produktivitas bullet journal cocok untuk mereka yang ingin fleksibel dan tidak banyak variasi pekerjaan

#4. Bullet Journaling

Bullet journaling dibuat pertama kali oleh Ryder Carrol. Carrol terdiagnosa menderita ADHD dan kesulitan belajar. Jadi, dia mencari cara bagaimana agar bisa tetap produktif meski memiliki kesulitan untuk fokus.

Bullet Journal pada dasarnya merupakan sistem produktivitas yang berfungsi melatih fokus pengguna. Tujuannya membantu mengorganisasikan “apa yang harus mereka selesaikan”, sekaligus menyadari alasan, mengapa tugas tersebut perlu diselesaikan (the why).

Bagi Caroll sendiri, Bullet Journal merupakan cara untuk melacak kejadian yang telah lampau, mengorganisasikan kegiatan pada masa sekarang, dan juga merencanakan masa depan.

Bullet journal cocok untuk teman-teman yang suka sistem bekerja yang fleksibel dan dengan tugas yang tidak terlalu bervariasi setiap harinya.

#5. Seinfeld Calendar System

Menurut Joshua Garity, pendiri agensi UX Candorem, Seinfield Calender, mungkin bukan sistem produktivitas yang sebenarnya. Namun, sistem kalender ini membantu kita menyelesaikan pekerjaan dengan memanfaatkan momentum yang menunjukkan bahwa “saya sedang membuat perubahan atau sedang menyelesaikan satu pekerjaan“.

Manusia itu kompetitif — bahkan dengan dirinya sendiri. Itulah mengapa tantangan kalender juga cocok diadaptasi sebagai cara kita menyelesaikan pekerjaan.

Untuk menggunakan sistem ini, teman-teman bisa mencontek cara Brad Isaac, yang bekerja sebagai seorang software developer.

Dikutip dari Lifehacker, Isaac menggantung sebuah kalender besar yang berisi setiap hari dalam satu tahun. Setiap ia berhasil menulis pada hari berjalan, ia akan mencoret tanggal tersebut.

Dengan melihat pola keberhasilan (coretan pada kalender) diharapkan kita akan terdorong untuk terus berusaha melakukan hal yang sama setiap hari.

#6. Eat the frog

Perumpaan Eat the Frog merupakan gambaran agar menyelesaikan tugas paling berat di pagi hari, sehingga tugas tersebut tidak akan membebani kita sepanjang hari.

Ungkapan Eat the Frog ini berasal dari quote Mark Twain

Eat a live Frog first thing in the morning, and nothing the worse will happen to you the rest of the day

Jika teman-teman mudah kehilangan motivasi, fokus, atau energi karena tugas yang terlihat berat, maka sistem ini akan sangat berguna untuk teman-teman menyelesaikan pekerjaan.

Cara memilih sistem produktivitas yang “gue banget”

Memilih sistem produktivitas yang sesuai kebutuhan kita sangatlah penting. Sayangnya, tidak ada cara yang paling tepat kecuali dengan mencoba sistem-sistem tersebut. Tidak perlu terlalu lama, cukup selama 1-2 minggu.

Jangan lupa, buat catatan kekurangan dan kelebihan sistem yang teman-teman coba. Tidak perlu merasa minder dan bersalah bila pada akhirnya pilihan sistem teman-teman tidak sama dengan coach idola.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah, mengenali potensi dan keseharian teman-teman. Penting untuk tidak terlalu cepat menghakimi setiap pilihan aktivitas yang teman-teman lakukan.

Coba gunakan teknik self coaching untuk mengenali potensi. Dengan mengenali terlebih dahulu potensi serta kebiasaan teman-teman sehari-hari, menentukan sistem produktivitas akan terasa lebih mudah.

Penjelasan detil tentang self coaching dan memaksimalkan potensi diri ini dapat teman-teman baca pada buku “Self Coaching” yang sudah launching pada tanggal 12 Desembar lalu.

Untuk mendapatkannya, teman-teman dapat menghubungi wa.me/62816995148

Oya, selama masa PO teman-teman bisa mendapatkan bonus kelas produktivitas Self Coaching seharga Rp 250.000, atau e-courses lain sesuai kebutuhan teman-teman.

Semoga pemahaman tentang sistem produktivitas diatas dapat membantu teman-teman memanajemen waktu dengan lebih baik.