Saya baru saja selesai membaca buku Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life. Tampilan covernya kurang menarik, namun isinya sangat menarik, sederhada dan aplikatif.
Kanban diambil dari bahasa Jepang, artinya papan penanda. Di Jepang, kanban digunakan sebagai alat bantu dalam mengelola lini produksi. Metode Kanban diinisiasi oleh Taiichi Ohno dari Toyota. Tujuannya membuat pekerjaan setransparan mungkin. Sehingga setiap orang tahu apa yang perlu dikerjakan, apa yang sedang dikerjakan dan apa yang sudah dikerjakan. Efektivitasnya tidak dipertanyakan lagi. Buku ini menjelaskan tentang aplikasinya dalam kehidupan personal.
Personal Kanban secara sederhana adalah sebuah sistem sederhana untuk mengelola hal-hal yang perlu kita kerjakan (to do list). Metode ini dapat menjadi solusi bagi mereka yang merasa kelimpungan dengan banyaknya deadline, pekerjaan, tanggungjawab, aktivitas. Keadaan yang seperti ini seringkali membuat hidup jadi tidak seimbang. Kehidupan pribadi tercampur dengan urusan pekerjaan, bahkan seringkali waktu pribadi dan keluarga pun habis untuk menyelesaikan urusan pekerjaan.
Di sinilah Personal Kanban dapat membantu. Pahami pola dan prinsipnya dan kita dapat menerapkan konsep ini dalam banyak hal. Personal Kanban bermanfaat dalam membantu kita memetakan pekerjaan kita secara visual. Personal Kanban juga menghindarkan kita dari terlalu banyak mengerjakan banyak hal sekaligus.
Aturan Personal Kanban hanya dua:
Pertama, visualisasikan pekerjaan Anda. Artinya, dalam waktu singkat hanya dengan melihatnya Anda perlu bisa melihat gambaran besar dari beban kerja Anda sehingga Anda dapat memutuskan mana yang perlu diprioritaskan.
Mengapa divisualisasikan? Karena visualisasi mengubah pemikiran yang abstrak menjadi kongkrit. Sehingga otak lebih mudah mencerna. Memprioritaskan pun menjadi lebih mudah, tugas tidak terlalu menghantui lagi.
Kedua, batasi WIP Anda. WIP artinya Work In Progress – jumlah pekerjaan yang sedang Anda tangani saat ini. Ini menghindarkan Anda dari burnout – kelelahan akibat terlalu banyak mengerjakan banyak pekerjaan sekaligus.
Mengapa dibatasi WIPnya? Karena kita hanya punya dua tangan. Kita tidak mampu mengerjakan banyak hal dalam satu waktu. Otak kita pun tidak didesain untuk bekerja multitasking. Saat terlalu banyak hal yang harus kita kerjakan, otak kita membeku dan akhirnya kita tidak mengerjakan apapun.
Personal Kanban hanya terdiri dari tiga bagian.
- Backlog
- Doing
- Done
Ini menunjukkan tiga hal utama:
- Pekerjaan apa saja yang belum dikerjakan (to do; backlog)
- Pekerjaan apa yang sedang dikerjakan (WIP; doing)
- Seberapa efisien pekerjaan kita (keluaran; done)
Bagaimana cara mengaplikasikan Personal Kanban?
Pertama, siapkan Papan Kanban Anda di tempat yang mudah terlihat. Buat tiga kolom:
– Backlog/To Do
– Doing
– Done
Kedua, tuliskan seluruh pekerjaan yang belum dituntaskan. Gunakan post it dan tempelkan di kolom backlog. Di awal mungkin Anda akan berpikir “Wah, banyak sekali yang harus dikerjakan!” Santai saja, kita akan mengurusnya kemudian.
Ketiga, pilih 3-4 hal yang akan Anda kerjakan saat ini. Pindahkan post it-nya ke kolom doing.
Keempat, setiap kali pekerjaan di kolom doing selesai dituntaskan, pindahkan post it ke kolom done. Ini memberikan efek motivasi – Anda bisa melihat berapa banyak pekerjaan yang sudah selesai Anda tuntaskan.
Jadi, alat utama Personal Kanban adalah Papan Kanban dan Post It. Berbeda dengan metode checklist, menggunakan post in memudahkan kita dalam mengorganisirnya. Kanban menggunakan post it supaya mudah dipindahkan, diubah, dibuang, ditambah, diganti. Menggunakan post it berwarna-warni juga dapat digunakan untuk prioritas atau kategori (tergantung mana yang kita butuhkan).
Misal:
Merah – prioritas utama
Hijau – prioritas kedua
Kuning – tidak terlalu prioritas
Atau:
Hijau – urusan pekerjaan
Kuning – urusan komunitas
Pink – urusan keluarga
Personal Kanban juga scalable, artinya kita bisa gunakan dalam skala yang lebih besar. Misal untuk grup atau keluarga, sama efektifnya dengan untuk personal. Cukup tambahkan baris nama saja di papan kanbannya.
Bagi yang lebih suka menggunakan aplikasi Android, Anda bisa gunakan aplikasi Trello. Fungsinya sama dengan papan Kanban. Kalau saya, lebih suka manual menggunakan post it. Bagaimana dengan Anda?
