fbpx

Membuat Struktur Kerja untuk Meningkatkan Produktivitas

1 min read

cara membuat strutur kerja agar lebih produktif

Pernahkah teman-teman berpikir mengapa rekan kita mampu menyelesaikan lebih banyak tugas, sementara kita sepertinya hanya mampu menyelesaikan 1-2 pekerjaan saja?

Apapun profesi yang sedang kita tekuni saat ini, deretan pekerjaan yang perlu kita lakukan sepertinya tidak pernah ada habisnya. Namun dengan terbatasnya waktu, kita perlu memiliki sebuah struktur kerja yang akan membantu kita untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

5 prinsip membangun struktur kerja

Seperti saat kita melakukan persiapan membangun kebiasaan baik (menentukan goals, cara kita hendak melakukan, menentukan cara mengatasi hambatan), membuat struktur kerja pada awalnya juga akan sedikit merepotkan.

Karena itu, sifat dari struktur kerja setiap orang juga berbeda-beda.

Terkadang kita perlu mencoba beberapa metode, sebelum akhirnya menemukan sistem yang paling tepat untuk kita.

Meskipun begitu, ada beberapa hal dasar yang dapat teman-teman coba, untuk mendapatkan struktur kerja yang paling cocok dan sesuai dengan keseharian teman-teman.

1. Mulai dari membuat rencana mingguan

Seperti tips produktivitas pada umumnya, cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan adalah dengan membuat rencana.

Jared Weits, dari United Capital Source Inc. memilih membuat rencana harian setiap dua minggu sekali. Baginya, cara ini membantunya menyelesakan pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi.

Jared biasa melakukan planning di akhir pekan, disaat pekerjaan kantor tidak banyak menganggu fokusnya.

Ia memilih menjadwalkan meeting, telepon, atau janji ketemu dengan orang lain di siang – sore hari. Sementara menggunakan waktu pagi untuk mengerjakan tugas-tugas yang butuh fokus tinggi.

Merencanakan jenis kegiatan membantu kita menakar kemampuan juga mencegah distraksi dari kegiatan yang tidak kita jadwalkan.

2. Gunakan ceklist

Kebanyakan kita sulit menyelesaikan pekerjaan karena tidak tahu apa yang harus mereka lakukan, setelah selesai mengerjakan satu pekerjaan.

Ini juga yang menjadikan kita melambat dalam menyelesaikan pekerjaan, karena merasa waktu untuk pekerjaan kita masih sangat lama.

Jadi, mulai saat ini cobalah membuat ceklist di malam hari, pekerjaan apa saja yang hendak diselesaikan di esok hari.

Pilih 3-5 pekerjaan yang teman-teman hendak selesaikan. Dan dari 5 hal tersebut, pilih tiga hal yang paling sulit.

Pada tiga hal itulah, seharusnya fokus teman-teman di curahkan.

3. Fokus pada satu tugas

Sudah banyak penelitian yang menyebutkan multitasking bukannya menaikkan produktivitas, namun justru menurunkannya.

Penelitian tersebut menyebutkan jika kita terbiasa melakukan aktivitas hanya 1-15 menit, sebelum kemudian terdistraksi dengan pekerjaan lainnya.

Untuk mengatasinya, teman-teman bisa menggunakan teknik pomodoro.

Cara lain dengan mengelompokkan tugas yang sejenis. Misalkan meeting atau rencana keluar rumah dalam satu hari.

Setiap kita sebetulnya punya pekerjaan yang kadang tidak membutuhkan fokus terlalu banyak. Dan menetapkan waktu yang tepat untuk pekerjaan seperti ini, akan membantu kita lebih produktif.

4. Delegasikan

Selain merencanakan, biasakan juga membuat mapping waktu untuk setiap pekerjaan yang akan dilakukan. Dengan cara ini teman-teman akan tahu apakah daftar pekerjaan dapat diselesaikan atau tidak.

Jika memang tugas teman-teman banyak, dan tidak ada cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya, coba pertimbangkan untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan.

Tetapkan standar yang teman-teman inginkan agar proses delegasi ini menjadi lebih mudah.

5. Jangan lupakan waktu isitrahat

Kesalahan lain yang biasa kita buat adalah melupakan waktu istirahat. Padahal istirahat penting agar pikiran juga tubuh kita siap menyelesaikan semua pekerjaan. Produktif tidak berarti terus bekerja tanpa henti.

Meskipun begitu, akan lebih baik jika menetapkan waktu istirahat ini tidak lebih dari 20 menit sebelum teman-teman berpindah ke tugas penting berikutnya.

Menemukan struktur bekerja yang sesuai dengan keseharian kita sangatlah penting. Cara ini tidak hanya membantu kita menyelesaikan lebih banyak pekerjaan tapi juga memotivasi untuk tetap produktif.

Jangan lupa, jadikan kebiasaan diatas sebagai rutinitas. Karena dengan rutinitas, struktur bekerja juga akan lebih mudah kita bangun.