OKR (Objective & Key Results) beberapa waktu ini menjadi populer. Pasalnya, ia digunakan Google untuk menggerakkan inisiatif tim dalam mewujudkan sasaran-sasaran strategis mereka. Tak ayal, Netflix, Linkedin, Airbnb, dan Spotify pun turut menggunakan OKR.
Di kalangan HRD, OKR seringkali diposisikan berhadap-hadapan dengan KPI (Key Performance Indicators). Apa pasal? Banyak yang mengenalkan OKR sebagai alat manajemen kinerja sebagaimana KPI dikenal saat ini. Bahkan pada praktikknya banyak yang menggunakan OKR sebagai pengganti KPI. Bahkan ada yang menerapkan OKR namun sebenarnya ia hanya KPI yang menggunakan baju OKR.
Pertanyaan yang kemudian muncul, apakah OKR menggantikan KPI? Beberapa bahkan bertanya: mana yang lebih baik, OKR atau KPI? Apakah pertanyaan ini tepat? Atau sebenarnya OKR dan KPI hadir untuk melayani tujuan yang berbeda?
Kita akan membahasnya secara lengkap di artikel ini. Kita akan awali dengan mendefinisikan dan membuat batasan dari keduanya. Tanpa definisi dan batasan yang jelas, kita akan rancu memahami keduanya dengan baik. Setelah itu baru kita masuk pada persamaan dan perbedaan di antara kedua metode ini.
Berikut ini bahasan kita:
Mari kita mulai.
Apa itu OKR?
Kita mulai dengan definisi dari OKR.
Definisi OKR menurut John Doerr:
OKR adalah metode goal setting kolaboratif yang digunakan oleh tim untuk menetapkan tujuan yang ambisius dengan hasil yang terukur.
Definisi OKR menurut Felipe Castro:
OKR adalah sistem penetapan tujuan yang digunakan oleh Google dan lainnya, ini merupakan alat sederhana untuk menciptakan keselarasan dan keterlibatan terhadap tujuan yang terukur.
Definisi OKR menurut Paul Niven:
Kerangka kerja strategis untuk membuat seluruh organisasi berfokus, selaras, dan terlibat pada apa yang terpenting.
Cukup beragam ya definisinya? Namun benang merah di antara masing-masing definisi ini masih ada. Nah, dari apa yang saya pelajari saat mengikuti sertifikasi sebagai Certified Coach OKR dan praktik dengan klien-klien coaching saya, maka saya merumuskan definisi OKR yang mencakup esensi dari OKR. Definisi ini menghubungkan benang merah dari definisi OKR yang disebutkan oleh John Doerr, Castro, dan Niven:
OKR adalah mindset dan metode untuk mengeksekusi tujuan-tujuan strategis organisasi (Darmawan Aji, 2022)
Perhatikan tiga elemen penting dari OKR:
- Mindset & metode: bukan hanya metode namun yang lebih utama adalah mindset.
- Eksekusi: fokus pada eksekusi rencana, bukan hanya membuat rencana. Kata John Doerr “ide itu gampang, eksekusi itu segalanya.”
- Strategis: OKR digunakan untuk hal-hal strategis, hal yang membantu tercapainya visi organisasi. Bukan hal-hal operasional harian (business as usual).
Oya, jika teman-teman tertarik mempelajari OKR lebih lanjut, silakan mendaftar di short course OKR saya via email. GRATIS. Cukup isi form di tautan berikut ini:
Oya, saya juga sempat membuat video ringkas tentang OKR yang dapat dilihat di artikel berikut ini:
OKR: Kunci Sukses Goal Setting ala Google
Apa itu KPI?
Saat saya belajar KPI, saya menemukan bahwa tidak ada catatan terkait siapa orang yang pertama kali menggunakan istilah KPI. Istilah ini seperti muncul begitu saja dan tiba-tiba menjadi populer. Sangat misterius bukan? Makanya, definisi OKR ini jauh lebih beragam lagi. Mari kita lihat satu per satu.
Definisi KPI menurut Bernard Marr:
KPI adalah informasi kinerja terpenting yang memungkinkan organisasi dan pemangku kepentingannya memahami apakah organisasi mereka berada di jalur yang tepat atau tidak.
Definisi KPI menurut Investopedia:
KPI adalah seperangkat ukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan jangka panjang secara keseluruhan.
Deifnisi KPI menurut kpi.org:
KPI adalah indikator kritis yang menunjukkan kemajuan terhadap hasil yang diinginkan.
Benar-benar sangat beragam dan membingungkan bukan? Maka, untuk kepentingan praktis saya pun membuat definisi OKR sebagai berikut:
Indikator-indikator penting terkait aktivitas operasional untuk menentukan kesehatan organisasi (Darmawan Aji, 2022)
Jadi, ada tiga elemen utama KPI:
- Indikator: angka-angka yang menjadi ukuran.
- Operasional: fokusnya pada oprasional bisnis sehari-hari.
- Kesehatan organisasi: sehat atau tidaknya organisasi dapat dilihat dari indikator-indikator yang ditetapkan.
Jadi, kita bisa analogikan KPI itu seperti indikator kesehatan seseorang. Misalnya, tekanan darah normal manusia dewasa adalah 120/80 mmHg. Bila tekanan darah kita melampaui 120 maka itu tandanya bahwa tubuh kita tidak sehat. Nah, tujuan dari KPI kurang lebih sama seperti ini. Ia menunjukkan apakah organisasi sehat atau tidak.
Persamaan OKR dan KPI
Sebelum kita membahas perbedaan antara OKR dan KPI, kita akan membahas persamaan di antara keduanya terlebih dahulu. Ada beberapa persamaan antara OKR dan KPI.
Pertama, keduanya menyatakan expected performance dari sebuah organisasi. Expected performance adalah tingkat kinerja yang diharapkan tercapai oleh organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Kedua, OKR dan KPI dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan organisasi. Kedua metode ini dapat dipakai untuk mewujudkan visi organisasi.
Ketiga, KR (Key Results) pada OKR memiliki bentuk yang sama dengan KPI (Key Performance Indicator). Keduanya menunjukkan angka yang menjadi indikator keberhasilan pencapaian.
Keempat, keduanya dapat digunakan untuk melacak kinerja dari karyawan/tim kita. Baik OKR maupun KPI memiliki angka yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja. Maka, kita dapat mereview dan memonitor kinerja tim dengan angka-angka ini.
Perbedaan OKR dan KPI
Pertama, OKR fokus pada hal-hal strategis, sementara KPI fokus pada hal-hal operasional. OKR tidak digunakan untuk mengukur aktivitas bisnis normal (business as usual). OKR digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang belum pernah dicapai sebelumnya. Bisa dikatakan, output dari KPI itu biasanya sesuatu yang dapat diprediksi. Berbeda dengan OKR, OKR mengejar tujuan yang agresif dan ambisius.
Misalnya, agar organisasi sehat maka jumlah transaksi minimal 100 transaksi per hari. Ini masuknya KPI. Karena ini business as usual. Namun, bila suatu waktu kita ingin melakukan scale up dari 100 transaksi menjadi 300 transaksi, maka itu masuk jadi OKR.
Fokus KPI adalah stabilitas, sementara fokus dari OKR adalah perubahan (yang agresif).
Kedua, OKR ditetapkan per tiga bulan dan berubah-ubah, sementara KPI cenderung tetap dari bulan ke bulan bahkan tahun ke tahun. OKR bersifat strategis sehingga ia akan beradaptasi terhadap situasi nyata yang dialami perusahaan saat itu. Ia sangat dinamis. Sementara KPI cenderung statis. Sekalinya ditetapkan, KPI tidak akan berubah — kecuali ada perubahan signifikan di organisasi.
Ketiga, OKR bisa saja hanya ada di level organisasi tidak sampai level perorangan, sementara KPI biasanya dibuat sampai level individu. Memang, John Doerr dan Google mengajarkan agar OKR dibuat sampai level individu. Sehingga OKR menjadi tanggung jawab tiap individu. Namun pada praktiknya ini sulit dijalankan (kecuali untuk Google yang memang menerapkan OKR sejak awal dan budaya agile-nya sudah mapan). Saya merekomendasikan untuk tidak membuat OKR sampai level individu. Cukup sampai level divisi atau tim saja. Ini pun dilakukan oleh Spotify. Awalnya Spotify menetapkan OKR sampai level individu, namun dari hasil evaluasi mereka hal ini tidak memberi nilai tambah. Manfaat utama OKR adalah teamwork — dengan OKR berhenti pada level tim ini akan membantu terciptanya teamwork. Berbeda dengan KPI, KPI dibuat sampai level individu karena KPI biasanya digunakan sepaket dengan jobdes dari setiap anggota tim.
Keempat, OKR bukan alat untuk menilai kinerja karyawan, sementara KPI umumnya dipakai untuk menilai kinerja karyawan. John Doerr mengajarkan untuk tidak menghitung insentif karyawan berdasar pencapaian OKR. Mengapa? Karena bila ini dilakukan maka karyawan akan cenderung main aman. Mereka tidak akan berani menetapkan OKR yang menantang dan ambisius. Mereka hanya akan menetapkan OKR yang kemungkinan berhasilnya besar. Alhasil, tujuan dari OKR yaitu untuk mewujudkan tujuan-tujuan yang berani menjadi tidak tercapai.
Kesimpulan
Apa yang bisa kita simpulkan dari bahasan ini? Kesimpulan dari saya, pertanyaan yang relevan bukanlah mana yang lebih baik: OKR atau KPI? Melainkan: Mana yang lebih saya butuhkan saat ini?
Jika fokus kita adalah menciptakan stabilitas di organisasi maka KPI tentu lebih cocok. Namun, jika kita menginginkan perubahan dan pertumbuhan yang agresif, OKR menjadi lebih cocok.
Dalam filosofi kerja Jepang, KPI itu sejalan dengan kaizen (perbaikan evolusioner — kecil namun berkelanjutan). Sementara OKR ini mirip dengan kaikaku (perubahan revolusioner— perubahan radikal sekaligus). Mengawinkan kaizen dan kaikaku, KPI dan OKR tentu akan sangat menarik bagi pertumbuhan organisasi jangka panjang. Bagaimana menurut Anda?
